La versione buona di un documento persa in una catena di e-mail, tre copie dello stesso file su cartelle diverse, due colleghi che modificano lo stesso foglio senza accorgersene. Che tu sia un tecnico IT chiamato a districare questa matassa o un impiegato alle prese con file e cartelle, sono tutte piccole perdite di tempo che, sommate su decine di persone e centinaia di giornate lavorative, diventano un problema concreto.

Ecco perché, insieme a Planetel, vogliamo parlarti di Microsoft 365, la suite cloud di Microsoft che, fra le molte altre cose, riunisce le applicazioni Office, la posta di Outlook, l’archiviazione su OneDrive e SharePoint e tutti gli strumenti di collaborazione come Teams.

Qui non ci interessa elencare cosa fa ogni singola app. Ci interessa mostrarti come parlano tra loro, come si integrano per migliorare il modo di lavorare di un team e, su scala più ampia, di un’intera organizzazione.

Cosa distingue Microsoft 365 da una semplice suite di app

La differenza si vede nel quotidiano. I file non vivono più sul disco del singolo pc ma su SharePoint e OneDrive, dove più persone possono aprirli e modificarli in contemporanea, con la certezza di lavorare sempre sull’ultima versione.

Teams diventa il punto in cui convergono chat, chiamate, riunioni e documenti, così non serve rimbalzare tra dieci strumenti scollegati. I calendari di Outlook si condividono e fissare un appuntamento smette di essere una trattativa a colpi di e-mail.

Sopra a tutto questo si possono costruire automazioni con strumenti come Lists o Power Automate, che tolgono di mezzo il lavoro manuale ripetitivo.

Il filo conduttore è uno solo: ridurre attriti e perdite di tempo, per un lavoro fluido che scorre davvero.

Produttività e collaborazione: cosa dicono i numeri

Uno studio Forrester per Microsoft (Total Economic Impact, febbraio 2025) ha analizzato un’organizzazione tipo da 150 dipendenti. Gli strumenti di collaborazione fanno risparmiare circa un’ora a settimana per utente, a cui se ne aggiunge mezza grazie all’archiviazione dei file in cloud. Il guadagno tocca anche il reparto IT, con 686 ore l’anno recuperate su gestione dei dispositivi, aggiornamenti e ticket di assistenza.

In un’analisi parallela sulle imprese più strutturate, sempre firmata Forrester per Microsoft (gennaio 2025), il solo Teams ha fatto risparmiare 1,9 ore a settimana per utente su attività di collaborazione. Sono numeri che tornano se si pensa che il tempo perso arriva proprio da quegli attriti che l’integrazione elimina.

L’ecosistema al lavoro: l’esempio di Planetel

La teoria vale fino a un certo punto; vogliamo dare un po’ di concretezza al discorso raccontando come Planetel stessa usa questo ecosistema, ogni giorno.

A livello di team: l’ufficio marketing Planetel

Nell’ufficio marketing di Planetel gran parte del lavoro passa da SharePoint: è possibile condividere cartelle e file sia all’interno del team sia con i fornitori, in modo sicuro e ordinato, senza il rischio di perdere file o versioni. Inoltre, lavorano sullo stesso documento in contemporanea anche quando sono in sedi diverse o da casa, con facilità e in modo agile. Nessun allegato spedito avanti e indietro, nessun dubbio su quale sia la versione aggiornata, nessun doppione o file perso.

Per organizzare riunioni, call ed eventi usano i calendari condivisi tra Teams e Outlook: vedere le disponibilità di tutti e fissare un appuntamento diventa questione di pochi clic, non una rincorsa continua.

Stanno, inoltre, introducendo anche Lists per tenere in ordine le informazioni, tracciare le attività e gestire i progetti con qualche automazione che ci alleggerisce dal lavoro manuale.

Una piccola rivoluzione, insomma, anche solo rispetto a una manciata di anni fa. E quando le cose funzionano così bene, ti dimentichi addirittura di tutto quello che prima non funzionava.

A livello di azienda

Il salto più grande Planetel lo ha fatto mandando in pensione i vecchi server. Oggi file e cartelle vivono su SharePoint e sono raggiungibili in cloud da qualsiasi postazione e dispositivo.

Sulla comunicazione interna hanno costruito EveryDay Planetel, un intranet aziendale. Lì pubblicano news e comunicazioni generali, gestiscono la distribuzione dei biglietti per le manifestazioni che sponsorizzano, presentano i nuovi colleghi. C’è anche una vera e propria rubrica interna, grazie alla quale è possibile cercare una persona e trovarne la foto, l’ufficio in cui lavora, il responsabile di riferimento e i contatti per raggiungerla.

Hanno poi aggiunto un sistema di prenotazione delle sale che semplifica non poco la vita. Quando crei un evento in Teams vedi quali sale riunioni sono libere e le prenoti al volo. Lo stesso principio si può estendere ad altro. Un loro cliente, per dire, lo usa per far prenotare ai dipendenti furgoni e auto aziendali.

C’è poi tutto il discorso della sicurezza che è in mano al reparto IT di Planetel: dalla gestione degli accessi ai sistemi e ai dispositivi alla protezione delle credenziali, dalle automazioni per combattere intrusioni all’ottimizzazione di accessi e autorizzazioni.

Soluzioni su misura, dalla piccola impresa alla grande azienda

Naturalmente, tutto ciò che è stato illustrato Planetel lo propone ai suoi clienti.

Microsoft 365 è un ecosistema enorme, spesso pacchettizzato, ma Planetel non lo consegna in confezione unica. Preferiscono partire dalle esigenze reali dell’azienda, dalla dimensione del team, dal modo in cui le persone lavorano già, e da lì costruire la configurazione giusta: quali licenze servono davvero, quali strumenti attivare subito e quali più avanti, come far migrare i dati dai sistemi esistenti senza fermare il lavoro.

Un abito cucito su misura, insomma, che funziona bene tanto per una realtà di poche persone quanto per una struttura con centinaia di postazioni.

Perché scegliere Planetel come partner Microsoft 365

Oltre al fatto che tutto ciò che Planetel propone è stato implementato in prima persona e i loro collaboratori lo utilizzano ogni giorno, il valore aggiunto è che sono Solutions Partner Microsoft per l’area Modern Workplace, la designazione con cui Microsoft riconosce chi dimostra competenza nell’aiutare le aziende a migliorare produttività e lavoro ibrido con Microsoft 365.

Tutti i tecnici Planetel, poi, hanno diverse certificazioni ufficiali Microsoft; quindi, chi si affida a loro trova qualcuno che conosce la materia sul serio. Tramite la Business Unit ITCare, infatti, sono in grado di accompagnare il cliente sia a livello sistemistico sia consulenziale in ambito Microsoft e, più in generale, su tutto il supporto IT.

Se anche tu, come loro, vuoi portare l’operatività e la collaborazione della tua azienda su un altro livello, contatta Planetel per una chiacchierata senza impegno. Li trovi all’indirizzo e-mail servizicloud@planetel.it o allo 035204461.

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