La tecnologia ha letteralmente invaso la nostra vita. Specialmente in questo periodo le persone che si sono ritrovate a gestire le attività in smart working (o home working) potrebbe avere la nausea dello schermo!
Ci pensate? Durante il lockdown (sia durante il primo che il secondo) la nostra vita è passata da uno schermo all’altro: video call, la chiamata Whatsapp con amici e parenti, un evento digitale e il tempo libero passato a guardare film e serie televisive. Sentirsi affaticati è del tutto normale. Sentirsi nauseati lo è altrettanto.
Per necessità potreste aver cambiato abitudine e aver impostato il vostro lavoro in modalità paperless (meno carta!): non avendo la stampante a disposizione e una serie di faldoni, vi potreste essere convertiti al digitale.
I documenti e le informazioni digitali, altrettanto come i supporti cartacei e gli oggetti, si accumulano e ingombrano. Mi sembra utile ricordare che ogni dato che per noi è immateriale occupa memoria del computer. Se non occupa memoria nel computer riempie cloud o drive vari. Insomma: occupano spazio fisico nei server senza che ce ne rendiamo conto.
Vi siete mai chiesti in quale parte del mondo potrebbero essere i vostri data center? Quest’ultimi sono i centri che ospitano i nostri dati: sono delle infrastrutture informatiche – per intenderci sono i mega archivi dei nostri dati – che occupano spazio fisico. A settembre 2020 si è concluso un test pilota di Microsoft di un data center sottomarino nel mare del nord. Perché sotto il mare?
Per contenere i costi e i consumi relativi al raffreddamento dei server. Anche se non li vediamo sono documenti e dati che occupano suolo e superfici. Nel caso di Microsoft anche piccolissime porzioni di fondale marino.
L’archiviazione digitale andrebbe gestita esattamente come l’archiviazione cartacea: con attenzione e facendo ogni tanto del sano decluttering (ovvero liberarsi da quello che non serve!).
Riordinare la vita digitale – documenti, email e app – torna a nostro vantaggio perché ci dà la sensazione di aver maggior controllo sulla tecnologia. Stiamo diventando degli accumulatori senza neanche rendercene conto.
Ecco alcuni accorgimenti per procedere con il riordino della vita digitale.
1) Archiviare documenti digitalmente: non si può tenere tutto
Le domande da porsi sono molto semplici: è necessario questo documento? Mi dà indicazioni utili? Sono sicura che non si trovi da qualche altra parte (tipo nella mail che ho inviato al cliente e che mi rimane archiviata)?
Poche cartelle e poche categorie: progetti in corso, documenti utili, archivio dei lavori passati. Vi sarà più facile ricercare un documento nella cartella di un cliente oppure in una categoria definita.
2) Desktop: non è l’archivio
Così come la vostra postazione di lavoro non dovrebbe essere l’”archivio orizzontale” sul quale poggiare i documenti, così anche il desktop va pulito e ripulito il più possibile. Il Desktop è la visuale che vi augura il buon lavoro: meglio vedere la foto che avete scelto di mettere piuttosto che mille cartelle di cui non ricordate il contenuto.
3) Mail: scegliete quando leggerle e chiedetevi se è il caso di archiviarle
Le mail sono diventate uno strumento che oggi interferisce con la produttività. Più mail leggiamo e meno siamo produttivi perché passiamo da uno stimolo all’altro e da un input all’altro, perdendo ogni volta focus e concentrazione. Se non stabilite un tempo per leggerle, sarà sempre qualcun altro a decidere del vostro tempo. Purtroppo, spesso non siamo capaci di resistere alle notifiche e lavorare senza interruzioni è diventato un lusso. L’unico modo per non dedicarsi esclusivamente alle mail è decidere di non aprire la cartella di posta (non tutto il giorno ovviamente!). Archiviare le mail ha senso? Personalmente ritengo sia poco utile. Con una ricerca si riesce a recuperare quasi tutto velocemente per nome del destinatario e nome del progetto.
Dovrebbero essere archiviate esclusivamente le mail importantissime, quelle che denotano grandi successi e grandi chiusure.
4) App: quali servono?
Salvo l’app della banca, lo spid e la mail, molte altre potrebbero essere disinstallate, anche provvisoriamente, dal telefono. Il gesto più eroico che potreste fare è disinstallare quelle che vi creano dipendenza: mettete alla prova la vostra forza di volontà. Regola generale per la gestione delle app: silenziare tutto il possibile. Se il telefono è fonte di distrazione, soprattutto quando lavorate, tenete il cellulare lontano dalla vista (create la scatola del cellulare e mettetela in un posto preciso della casa). Non ha senso tenere le app che potrebbero servirvi un giorno e che avete usato solo una volta. Disinstallate e liberate spazio senza pensarci troppo: se vi servirà davvero quell’app, in pochi secondi la potrete scaricare di nuovo.
* Mariagrazia Balducchi, formatrice e consulente in Ambito Risorse Umane e Productivity Management
commenta