Dall’11 marzo 2021 lo standard BS OHSAS 18001 relativo ai sistemi di gestione per la sicurezza verrà ritirato e sostituito dalla UNI ISO 45001:2018, che insieme alla UNI EN ISO 9001:2015 e alla 14001:2015 va a formare il trittico base per tutte le Norme armonizzate secondo la nuova High Level Structure (HLS) che può essere definita come la struttura comune degli standard relativi ai sistemi di gestione.
L’obiettivo è quello di uniformare la struttura e i contenuti chiave dei sistemi di gestione, per facilitarne l’integrazione e l’impiego da parte delle aziende e delle altre organizzazioni certificate.
La Tetris Consulting Studio Associato da 6 anni segue molte realtà bergamasche di eccellenza nella gestione aziendale e sviluppo di sistemi di gestione integrati, abbiamo intervistato il suo socio fondatore e amministratore, l’ingegnere Sara Arosio, membro del Consiglio Direttivo del Gruppo Giovani Industriali di Bergamo.
Qual è la caratteristica migliore delle PMI nella bergamasca?
“Sicuramente la vocazione imprenditoriale è forte nel nostro territorio, non per niente siamo la seconda provincia più industrializzata d’Europa. Le aziende bergamasche sono forti di una storia fatta di piccole realtà flessibili e con prodotti di alta qualità, famiglie intere dedite alle proprie aziende da generazioni e un attaccamento al territorio che ne ha favorito lo sviluppo. La forza sta nei bergamaschi”.
Quali sono le maggiori criticità delle imprese bergamasche?
“Il tessuto imprenditoriale bergamasco è variegato, il nostro focus si concentra sulle PMI con alto potenziale, sono solitamente aziende famigliari di seconda generazione, troppo piccole per essere quotate ma già con una dignità di impresa. La maggioranza sono aziende che lavorano in qualità e hanno risultati molto soddisfacenti. La loro più grande difficoltà sta nella riorganizzazione delle responsabilità interne a seguito dell’aumento del personale o del cambio generazionale e nella verticalizzazione delle responsabilità: detto in altre parole fare il salto dalla dimensione famigliare/artigianale a quella manageriale/industriale”.
Qual è l’elemento che mette più in difficoltà le aziende oggi, secondo la vostra esperienza nelle PMI?
“Direi di mancanza di resilienza. Nella maggior parte delle realtà nate dal dopoguerra la gestione era semplice perché i mercati erano più semplici, la comunicazione era più semplice, la gestione dei capitali era più semplice, perfino la gestione del personale era più semplice. Negli ultimi 10 anni la globalizzazione dei mercati, l’evoluzione tecnologica, la digitalizzazione, l’evento dei social hanno messo in difficoltà la capacità degli imprenditori “tradizionali” di adattarsi al contesto che cambia. A volte le seconde generazioni non entrano con la stessa forza innovatrice in azienda oppure non vi è proprio generazione successiva che porti avanti la visione aziendale, adattandola al nuovo contesto che cambia”.
Un sistema di gestione aziendale può aiutare nella risoluzione di questi problemi?
“Sicuramente può aiutare. Un sistema di gestione (nella accezione più moderna delle Norme ISO) ha come scopo principale quello di fornire un supporto alle decisioni della Direzione, analizzando i cambiamenti nel contesto in cui si muove un’impresa e i rischi che sta correndo o in cui potrebbe incappare nella sua strada per la crescita. Spesso durante il nostro lavoro incontriamo piccoli imprenditori che prendono decisioni anche importanti sulla base di sensazioni, non dati reali. Fino a qualche decennio fa si poteva fare, senza particolari conseguenze a lungo termine, ma oggi si tratta di scelte troppo azzardate che potrebbero compromettere la vita stessa dell’azienda”.
Quindi la visione dei sistemi di gestione è cambiata molto negli ultimi anni…
“Si, perché sono cambiate le imprese (e il contesto). Giustamente i normatori hanno intuito che prima le aziende avevano bisogno di introdurre regole ferree per la gestione delle loro imprese (mi viene in mente la proliferazione di documenti e di firme per supportare la catena di responsabilità), oggi invece vi sono strumenti di controllo e di gestione digitali, strumenti analitici immediati e vincoli nell’uso di tali sistemi che sono essi stessi regole di gestione. Pensiamo ai sistemi gestionali (come SAP, NAV, etc. ) che hanno consolidato i flussi di processo e i controlli ad essi applicabili. Oggi il vero problema è la flessibilità del contesto che comporta molti rischi che l’imprenditore potrebbe non conoscere se il suo sistema di gestione non li mette a nudo, per questo nelle nuove norme è forte il concetto di Analisi dei Rischi. Per essere diretti la ISO 9001 rimane sempre un buon manuale di gestione aziendale, ma deve essere applicata con una grande personalizzazione per essere efficace, cosi come le altre norme armonizzate”.
Se dovesse elencare le 3 caratteristiche su cui sono progettati i Sistemi di Gestione della Tetris?
“Direi sicuramente: integrazione, condivisione e comunicazione. L’integrazione dei nostri sistemi di gestione è molto avanzata (parlo di sistemi Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia…) e si interfaccia con i sistemi gestionali già esistenti in azienda e con i progetti di sviluppo (es. Industria 4.0): questo ci permette di avere strumenti unici per la pianificazione, valutazione e controllo. Inoltre possono essere utilizzati come strumento completo di monitoraggio per gli Organi di Vigilanza secondo Legge 231. La nuova struttura delle norme ISO ci ha aiutato molto in questo.
La condivisione è fondamentale nel processo di pianificazione e sviluppo del Sistema : lavoriamo sempre in team, sempre con i responsabili e la Direzione aziendale ma anche con tutti gli operatori per avere sempre un quadro completo. La progettazione stessa dei sistemi dei clienti è fatta in team, attraverso momenti ben definiti di riesame comune con tutti i ragazzi specializzati nelle diverse aree.
Infine la comunicazione, infatti nel mondo digitale non si può più pensare di avere ancora una procedura scritta come testo word: è necessario creare delle interfacce accattivanti, messaggi visuali, curare la grafica ed essere orientati alla visione del cliente.
Per fare tutto questo la Tetris si avvale di professionisti con competenze ed esperienze varie: esperti di gestione aziendale, ambiente, sicurezza, grafici, legali e informatici che lavorano a stretto contatto. I clienti apprezzano molto il risultato dei nostri progetti”.
Come può una gestione della sicurezza integrata nella gestione complessiva delle aziende rende le aziende anche più competitive?
“La gestione della sicurezza è una esigenza ben nota agli imprenditori italiani, ma imprenditore non è sinonimo di tuttologo e spesso ci si affida a professionisti esterni per la gestione della sicurezza in azienda. Questa soluzione risulta ottimale solo se il sistema di gestione è in grado di far arrivare all’imprenditore le informazioni necessarie per agire tempestivamente in caso di rischio elevato per i suoi dipendenti.
Con l’introduzione dei reati con responsabilità amministrativa il legislatore ha voluto dare un segnale forte e le aziende italiane si stanno dotando di modelli organizzativi ex Legge 231, vale a dire dei sistemi di controllo super partes che possano individuare potenziali situazioni critiche in termini gestionali, amministrativi, di sicurezza e ambientali.
I sistemi di gestione della sicurezza (come quelli ambientali) garantiscono all’imprenditore di tenere sotto controllo dal punto di vista amministrativo e operativo le attività aziendali e forniscono supporto alle sue decisioni di investimento in termini di protezione e prevenzione, ergonomia, welfare aziendale…Questo innesca un circolo virtuoso di crescita aziendale: persone sicure e serene lavorano meglio. L’armonizzazione delle norme secondo la High Level Structure infine ha dato modo di sviluppare dei sistemi di gestione più snelli e integrati, la UNI ISO 45001 è stata una norma a lungo dibattuta ma si dimostra uno strumento molto efficace per il miglioramento”.
In Tetris convivono 2 generazioni, come avete gestito il conflitto generazionale?
“Io e Anna (mia madre) siamo soci fondatori dello Studio. Lei mi ha insegnato il mestiere e ha una grande capacità analitica e infinita esperienza nel mondo della Qualità aziendale; io porto innovazione e stimolo la ricerca di continue soluzioni, ho competenze complementari alle sue (soprattutto nel settore della sostenibilità). Devo dire che il team è vincente, non abbiamo avuto uno scontro generazionale perché abbiamo iniziato insieme il nostro percorso”.
Infine, lo studio sta crescendo, quali sono gli obiettivi e le previsioni nel breve periodo?
“Il nostro Studio al momento conta 5 collaboratori, impregnati su un numero sempre crescente di clienti. Sicuramente nel 2020 inseriremo altre risorse integrando altre professionalità e magari penseremo ad allargare gli spazi di lavoro. Sul fronte progettuale ci impegneremo a mantenere i nostri sistemi sempre al passo coi tempi e a trovare nuove soluzioni per semplificare il lavoro ai nostri clienti, puntando molto sulla digitalizzazione. L’obiettivo rimane quello di essere un riferimento per le PMI eccellenti della bergamasca e non solo”.
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