Complice la necessità di rivedere l’organizzazione del lavoro causa emergenza Covid-19, la parola Smart Working è stata pronunciata parecchio in questi giorni con il rischio di non associarla al suo autentico significato. Ne parliamo con Mariagrazia Balducchi, formatrice e consulente in Ambito Risorse Umane e Productivity Management.
Che cos’è lo Smart Working?
Molti associano il termine Smart Working con il “lavorare da casa”, ma non è corretto e certamente impreciso. Prendendo spunto dalla definizione che ne dà l’Osservatorio del Politecnico
di Milano, lo Smart Working “è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta di spazi, orari, strumenti da utilizzare a fronte di
una maggiore responsabilizzazione dei risultati”. Cosa significa? Che l’azienda dà al collaboratore la possibilità di identificare il luogo (può anche essere l’azienda se ha spazi adatti, la casa, la
biblioteca, il parco pubblico) e l’arco di tempo (diverso da quello canonico 9-17) per svolgere la propria attività lavorativa attraverso l’utilizzo di strumenti digitali. La produttività dei lavoratori
non si misura con la presenza fisica sul luogo di lavoro ma con il raggiungimento di risultati concreti e misurabili, preventivamente discussi e concordati con il datore di lavoro. Nei casi più
diffusi lo Smart Working viene applicato per 1 o 2 giorni a settimana, ma pare destinato a crescere.
In molti, me compresa, lo auspicano. Lavorare da casa col proprio pc per rispondere all’emergenza di queste settimane non sempre è Smart Working, giusto?
Esatto. Molte aziende che stavano già intraprendendo un percorso per introdurre lo Smart Working hanno accelerato e l’emergenza è stata l’occasione per attivare progetti pilota. Queste
organizzazioni sono quelle che certamente hanno subito meno il trauma organizzativo. La situazione più comune che si è verificata in queste settimane però è che i lavoratori costretti a
rimanere a casa hanno preso il pc portatile personale e cominciato a lavorare “da remoto”, svolgendo al limite del possibile i propri compiti.
Lo Smart Working è adatto a tutti?
Senza preparazione, è difficile che lo sia. C’è chi ha forti carenze nell’organizzazione personale e potrebbe trovarsi in seria difficoltà a portare a termine le consegne. Tutto si impara ma lo Smart
Working richiede tempo e soprattutto lo sviluppo di soft skills come l’autonomia e il senso di responsabilità in assenza di controllo. Chi è abituato a lavorare sulla base di richieste “just in time”
o ritiene necessario stampare su carta i file o interagire spesso con colleghi, si può trovare spiazzato. Alcune famiglie, inoltre, si sono ritrovate a dover gestire i figli a casa da scuola: difficile
parlare di Smart Working in queste condizioni.
Che consigli possiamo dare a chi sta iniziando a lavorare in modalità Smart?
Alcuni suggerimenti molto pratici:
1) Identificate un ripiano pulito e vuoto da dedicare solo al lavoro. Se non è possibile, create la “cassetta del lavoro” (può essere di cartone o di legno) dove riporre pc portatile, appunti e tutti gli oggetti utili a svolgere i compiti professionali. Ciò aiuta a liberare in fretta gli spazi, soprattutto se si lavora sul tavolo della cucina o del soggiorno, e a riprendere il ritmo una volta finito.
2) Datevi degli orari e iniziate la giornata pianificando: c’è un tempo per tutto: per la casa, per la famiglia, per se stessi, per il lavoro. Iniziate la giornata stendendo un cronoprogramma in cui
inserite le faccende domestiche, le pause e il lavoro. Rispettate questa tabella con l’aiuto di sveglie sul cellulare: vi ricorderanno di staccare e di passare all’attività successiva. È faticoso ma aiuta.
3) Appendete il cartello “sto lavorando”: c’è la percezione che quando si lavora da casa non si stia lavorando veramente e potrebbero esserci costantemente interruzioni o distrazioni da parte dei
figli, dal compagno o altri. Ditelo chiaramente e comunicate in famiglia i vostri orari d’ufficio. Con i figli piccoli – se siamo chiamati a seguirli personalmente e senza un aiuto – è un’impresa
impossibile: non tentatela o si genererà in voi frustrazione e forte stress.
4) Non trascurate il decoro e il vostro aspetto. Anche se restate tra le mura domestiche, vestitevi comodamente ma come se doveste uscire. Se fate una call, fatevi trovare presentabili! L’emergenza passa ma la vostra immagine in pigiama (o con il felpone) resta.
Mariagrazia Balducchi, consulente e formatrice in ambito Risorse Umane e Productivity Management, collabora con l’Università di Milano-Bicocca e con diverse aziende. Specializzata
nell’ambito dell’organizzazione personale è Professional Organizer iscritta nell’elenco dell’Associazione Professional Organizers Italia (APOI). Mamma di due figli, con il marito vive a
Bergamo e tiene un Blog dove parla di organizzazione professionale e personale (mariagraziabalducchi.it).
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